„Evenimente de genul Festivalului de vin Hai cu Pluta cresc și mai mult gradul de atracție al Iașului”

Dialog cu Cezar Cîrlan, managerul Centrului de Evenimente AGORA, gazda Festivalul „Hai cu Pluta”

– Activați într-un domeniu foarte ofertant și atractiv, dar și solicitant deopotrivă. Ce v-a atras la acest job?
– Apropiații îmi spun că mereu am avut o aplicare spre ospitalitate, îmi plăcea să am invitați, să organizez diverse mese festive și toată acestea să fie într-o ambianță plăcută. La început am fost atras de perspectiva acestei provocări, aceea de a coordona o activitate de hotel și food&beverage mai ales că nu activasem în acest domeniu. A fost un început mai greu, cu multe lucruri de învățat, dar rezultatele au făcut ca să merite tot efortul.

– Ce înseamnă, în fapt, organizarea unui eveniment. Concret, care este misiunea dvs? Care sunt cele mai mari provocări?
– Organizarea unui eveniment, indiferent de specificul lui, presupune mai multe activități și acțiuni; de la aflarea nevoilor beneficiarilor la stabilirea unor ținte specifice, definirea unui buget și urmărirea lui până la finalizarea evenimentului. Misiunea mea este să-i însoțesc pe beneficiari/parteneri/clienți în această călătorie, bazându-mă pe experiența de peste 10 ani în domeniu. Acest lucru presupune întâlniri de lucru pentru stabilirea rezultatelor si a pașilor ce trebuiesc parcurși până la implementarea celor stabilite. Cele mai mar provocări apar atunci când oaspeții noștri nu prea știu cum vor să arate evenimentul lor sau când au solicitări foarte specifice și atunci este nevoie de un efort logistic superior pentru a îndeplini aceste cerințe. O altă provocare, destul de prezentă în ultimii ani, apare atunci când clienții noștri nu reușesc să coroboreze bugetul cu dorințele; mereu apare ideea de mai ieftin care nu reflectă mereu și calitate. Atunci apare lupta mea cu ei pentru a îi convinge care este soluția cea mai adecvată.

– Care sunt cele mai mari evenimente pe care le-ați organizat până acum?
– În toți acești ani am avut șansa să organizez nenumărate evenimente; de la evenimente culturale (concerte, lansări de carte sau conferințe) cu peste 1.200 persoane, la evenimente corporate (expoziții de tehnologie, conferințe din industri IT, conferințe medicale) și până la evenimente private/mese festive cu peste 800 de invitați.
– Cum începeți procesul de planificare a unui eveniment? Care sunt principalele etape în organizarea unui eveniment de succes?
– Procesul de planificare începe cu stabilirea nevoilor clientului și stabilirea pașilor care trebuie urmați. În primul rând stabilim cadrul, durata evenimentului, numărul de participanți, nevoi logistice și bineînțeles bugetul, apoi intrăm în procesul de stabilire a furnizorilor și, în final, ajungem la partea de implementare.
– Cum colaborați cu diferitele părți implicate în organizarea unui eveniment (furnizori, sponsori, echipe de voluntari etc.)?
– Este o regulă de aur care spune că dacă am stabilit cadrul și toată lumea a aderat la el atunci va fi un parcurs frumos, iar dacă nu, ne adaptam din mers. De regulă, colaborăm cu furnizori cu experiență, validați de piață și cu logistica necesară fiecărui tip de eveniment. Din moment ce am stabilit toți pașii care trebuie urmați și toate sarcinile, fiecare partener stabilește un responsabil, iar eu urmăresc îndeaproape progresul pe zile/săptămâni.
– Ce resurse recomandați pentru cei interesați să înceapă o carieră în acest domeniu?
– Primul sfat este sa se angajeze într-o companie de profil unde să își dea seama dacă are profilul necesar pentru domeniu. Dacă răspunsul este unul pozitiv, atunci următorul pas este să se pregătească teoretic foarte bine și ulterior să înceapă o carieră. Iarăși important este să găsească un OM care să îl îndrume cu discreție pe baza experienței sale. Încurajez pe oricine să intre în acest domeniu cu mult curaj, energie și entuziasm. Este un domeniu foarte frumos, plin de provocări, mereu în mișcare și într-o creștere continuă.
– Agora este un centru foarte important. Ce vă propuneți prin ceea ce faceți?
– Viziunea Centrului de Evenimente AGORA este aceea de a deveni cel mai reprezentativ punct de întâlnire a evenimentelor din Iași. Ușile noastre sunt deschise tuturor celor care își doresc un eveniment intra-un cadru modern, spațios și foarte flexibil. Ne propunem ca AGORA să devină un punct de întâlnire al tuturor proiectelor și evenimentelor regionale și chiar internaționale.

– Sunteți partener la un festival de vin ce va face ca Iașul să devină foarte atractiv din acest punct de vedere. Cum a început colaborarea cu echipa celor de la Festivalul „Hai cu Pluta”?
– De la prima întâlnire cu Yvona Mardare (fondatorul festivalului) mi-a plăcut mult ideea aceasta de a aduce împreună producători de vinuri care să traducă pe înțelesul necunoscătorului acest fenomen. Colaborarea a început de la primul telefon al Yvonei. Pe măsură ce îmi povestea cum își dorește să arate aceste eveniment și dimensiunea lui, am zis că AGORA este locul potrivit pentru așa ceva.
Cred cu tărie ca astfel de evenimente cresc și mai mult gradul de atracție a orașului și regiunii noastre, care pot deveni mai interesante pentru investitori.

– Ce v-a atras în mod deosebit la acest eveniment?
– Ideea de a aduce profesioniștii din domeniu care să traducă povestea vinului pe înțelesul necunoscătorului dar foarte curios și de ce nu, pasionat de segment. Desigur că vom avea și pasionați de domeniu așa că experiența va fi una cu adevărat deosebită pentru toți cei implicați. Pe lângă partea exponențială cred că acest eveniment este și unul foarte educativ, iar impactul pe termen lung va fi unul foarte benefic. Aici mă gândesc la creșterea gradului de responsabilitate a consumatorului tocmai pentru ca acumulează cunoștințe care îi vor permite să stabilească mult mai clar gradul de consum, ce anume consumă și în ce condiții se beau anumite vinuri.